7.1 时间管理

这是我即将印刷的《经理人入门》中“管理常用工具”中的一个章节。书将于2017年1月底印刷。感兴趣的朋友请关注我的微信(28063820)或者微信公众账号(feedmarketing)。刘舜才

时间是人生的稀缺资源

上帝对我们每个人在这两点上都是公平的:

  • 每个人都只能够活一次;
  • 每个人的一天都只有24小时。

既然如此,为什么我们的时间价值会有天壤之别呢?

表6.1 时间的量化成本——年薪、日薪与时薪

(工作日=365-108-10-10=237天;每天工作7小时)

年薪 日薪 时薪 年工作时间
100万 4405.28 629.33 227天
50万 2109.73 301.39 237天
20万 843.88 120.55 237天
10万 421.94 60.27 237天

我在《营销教不会》的封面折页里写的“是什么决定了你的未来?”其中一条就是“你的时间花在哪”。

由于时间是我们人生中最稀缺的资源,你的时间就在哪里,就说明你重视什么。你的一天怎么过,你的一生也就怎么过。一生就是这样一天天重复和累进而成的。

时间管理的本质

时间管理的本质是提高你的工作效率,增加单位时间内的贡献价值,从而实现雇主和你的双赢。

哪些因素决定了你的工作效率?

时间管理的方法

方法1:四象限原理

《经理人入门》之:时间管理

图7.1 按照事情的重要性与急迫性分类

跟据图7.1的分类,把具体活动填入相应的区域,得到图7.2。每个人的工作情况不同,下图的内容也可能不一样,请根据自己的实际情况填写出自己的图7.2来。

《经理人入门》之:时间管理

图7.2 跟进急迫性与重要性分解的各种可能的活动

分析7.2,看你的主要时间消耗在哪些活动中。根据德鲁克的方法[1],要持续统计一周甚至几个月的期间内自己的时间花费才能够得出真实的情况。根据测算,这样的统计结果和估计值之间往往存在很大差距。

普通人的时间消耗见图7.3,这只是一个西方的统计结果,在不同工作与生活环境下的人之间的差异会非常大。请将你自己的(或你属下的)统计结果与此对照,看你发现哪些差异?这些差异让你的效率更高还是更低?如何改进?

《经理人入门》之:时间管理

图7.3 普通人的时间分配

作为一个“普通人”,老板给你的工资很普通,你能够为公司做出的贡献也很一般,生活可能平淡无趣甚至充满压力。你之所以如此普通,是因为你在时间使用上出了问题。

你的时间分配有什么问题?你被那些“紧急但不重要”的事情占据了大部分时间。我们先看看成功人士的时间是如何分配的,这可能给我们一些参考和启示。图7.4是西方统计的成功的管理者的时间分配情况。

《经理人入门》之:时间管理

图7.4 成功的管理者的时间分配情况

大家对照一下这个图,不难发现我们与成功者之间的差别在于时间分配。我在《营销教不会》①中论如何改变的时候也提到,“改变从重新分配时间开始”[2]。

思考:为什么紧急而不重要的事情会占据你的主要时间呢?

  • 对“紧急”与“重要”的理解错误,惊弓之鸟;
  • 拖延症导致不急的事情变紧急;
  • 没有计划、预算、跟进、流程,随意–瞎搞;
  • 精力分配不当,连续加班导致低效率并恶性循环。

方法2:80/20法则

时间管理的80/20法则:重点做20%重要性是80%的工作。

第一步:列出一天(一周、一月、一年等)需要办理的事项;

第二步:工作价值分类,找出重要性是80%的工作;

第三步:要事优先——事项排序与时间、精力分配。

方法3:区分程序性事务与非程序性事务

结构性问题和程序性事务:经常发生,可以按照规则和流程应对和处理的事务(程序化决策)。凡是有规则和流程可依的事务就可以建立规则、流程后通过岗位授权出去,让下属替代自己处理。公司经营中80%的事务都是程序性事务,管理者如果大量的工作是处理这类事务,浪费了自己的宝贵时间,也妨碍下属的成长。

非程序性事务或新生事物:新、复杂、没有确定的结果非程序化决策中存在各种,可能的解决力法这些办法各有利弊决策者必须创造或施加一种方法来做决策没有一种预先确定的结构可以依赖重要、困难的决策通常是非程序化的,需要采用创造性的方法。这些决策需要领导者参与。

如何让你的时间更有价值?

1、统筹能力:

你的统筹能力决定了你是靠自己行动才能够有业绩产出还是靠自己的想法,别人行动来实现你的目标。如果什么都靠自己行动才会有业绩,无论你多聪明能干,在公司里都不会有很大发展,因为个人的能力和精力都是十分有限的。一个好的管理者,更需要强化自己的统筹、协调能力,靠下属来完成自己的使命。

哪些因素影响到你的统筹能力?

2、获得授权:

在第二章已经讲过,获得提升的过程基本上也就是获得职位授权的过程。要想被老板授权必备的三个要素:老板的信任,你的能力和职位机会。一般来说只要前两项够强大机会自然会来。

3、向下授权:

当你获得足够授权后如果还是什么事情都靠自己,那你也就把自己困住了,这时候你需要把大多数琐事授权出去才能够提高自己的效率与单位时间的产出。

怎样才能够做到向下授权呢?

  • 建立必要的制度、规则、流程;
  • 培养合格的代理人与执行者;
  • 跟进与关键点控制;
  • 组织的可复制性。4、精力管理

精力的4个来源:体能、情感、思维和意志。体能充沛,情绪正面的时候人才可能全情投入到工作中,这时候的工作效率才是最高的。

计划:确立优先项并照顾精力消耗与恢复的平衡。

全情投入:要做到全情投入需要从观念上纠正一些误区:

表7.1 全情投入的力量[3]

______________________________________________

旧观念 新观念

管理时间 管理精力

避免压力 追求压力

生活是一场马拉松 生活是一系列短跑冲刺

放松是是浪费时间 放松是有效产出的时间

回报驱动表现 目标驱动表现

依靠自律 依靠习惯

积极思考的力量 全情投入的力量

————————————————————————————

改变并形成习惯:明确目标,正视现实,付诸行动。

注释:


[1] 德鲁克《卓有成效的管理者》

[2] 《营销教不会》①第3版P71。

[3] 引自吉姆·洛尔,托尼·施瓦茨《精力管理》P20。

刘舜才–微信号28063820

微信公众账号:feedmarketing

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